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Administración

Manual de procedimientos

 

AMBITO DE LA ADMINISTRACIÓN

2009-2011

 

Administrar: “Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana”. J. D. Money

“Proceso integral para planear, organizar e integrar una actividad o relación de trabajo, la que se fundamenta en la utilización de recursos para alcanzar un fin determinado”.

La administración también se puede definir como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Como administración, las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

 

CONVICCIÓN

Con la convicción de que la economía es transversal a la vida y a la educación de las Hijas de María Auxiliadora presentes en el Ecuador, el ámbito de la administración asume la animación de la gestión de los recursos económicos y de los bienes.

En línea con las opciones del Centro, nos esforzamos por animar a las comunidades en el aspecto contable, financiero y tributario para ser transparentes entre nosotras mismas y ante las entidades reguladoras del país como son: Servicio de Rentas Internas (SRI), Ministerio de Trabajo, Contraloría General del Estado y a nivel internacional con el Economato General.

 

BASE LEGAL

La Sociedad de Madres Salesianas obtuvo su personería jurídica mediante Acuerdo Ministerial No. 754 del 19 de abril de 1990 del Ministerio de Gobierno, Cultos, Policía y Municipalidades, como una entidad civil de derecho privado sin ánimo de lucro.

La Sociedad se establece en la República del Ecuador como institución de carácter privado con trascendencia social o pública, sin fines de lucro, para el culto religioso, beneficencia y educación.

El gobierno, administración y disposición de los bienes de la Sociedad de Madres Salesianas del Ecuador, corresponde al Consejo Gubernativo Nacional de la misma, que continuará actuando de conformidad con la Constitución de las Madres Salesianas de jurisdicción internacional; el Derecho Canónico, el Decreto Supremo No. 212 sancionado el 21 de julio de 1937 y publicado en el Registro Oficial No. 547 del 23 de los mismos mes y año; Modus Vivendi acordado entre la Santa Sede y el Gobierno del Ecuador el 24 de julio de 1937; y, más disposiciones legales pertinentes.

La estructura organizacional de la Inspectoría Sagrado Corazón del Ecuador o Sociedad de Madres Salesianas está enfocada especialmente al área administrativa y a continuación se encuentra sintetizada en el siguiente organigrama.

 

ORGANIGRAMA DE LA SOCIEDAD DE MADRES SALESIANAS

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El ámbito está animado por la ecónoma inspectorial en colaboración con el equipo de trabajo del economato conformado por la contadora General la Economista Nubia Orellana Vidal y la Egresada de Economía Verónica Endara que desempeña el papel de asistente de contabilidad a nivel inspectorial.

 

VALORES

 

Honestidad: es la conciencia clara ante mí y ante los demás. Es hablar lo que se piensa y hace lo que se ha dicho. No hay contradicciones ni discrepancias entre los pensamientos, palabras o acciones. Esta integración proporciona claridad y ejemplo a los demás.

Puntualidad: es la característica de poder terminar una tarea requerida o satisfacer una obligación antes o en un plazo anteriormente señalado. Este valor es la disciplina de estar a tiempo para cumplir nuestras obligaciones.

Respeto: Constituye el trato justo, considerado entre trabajadores y directivos, entre directivos, con los clientes, con los proveedores y la sociedad en general.

Lealtad: implica estar convencidas de la importancia de ser fiel a aquello en lo que creemos, de mantener una posición consecuente para todo lo que tiene que ver con nuestros principios (valores no negociables) y nuestras relaciones significativas.

Responsabilidad: es un valor que en la conciencia de la persona, le permite reflexionar, administrar, orientar y valoras las consecuencias de sus actos, siempre en el plano de lo moral. Una vez que pasa al plano ético (puesta en práctica), persisten estas cuatro ideas para establecer la magnitud de dichas acciones y afrontarlas de la manera más propositiva e integral, siempre en pro del mejoramiento laboral, social, cultural y natural.

Solidaridad: es un concepto universal al que se le debería atribuir un valor universal. La solidaridad comporta protección y seguridad. Una familia, una aldea, una tribu, una nación requiere la solidaridad de sus miembros para poder sobrevivir, para garantizar su seguridad contra los depredadores de afuera, para asegurar su bienestar. Lo cual requiere formas específicas de organización, la delegación de responsabilidades y un sistema de retribuciones y sanciones. La seguridad del individuo y la lealtad ante el grupo son los dos aspectos del mismo vínculo social. En este sentido elemental, la solidaridad es el requisito social más fundamental y no hay sociedad sin solidaridad.

La solidaridad también comporta la cohesión de un grupo de personas que comparten condiciones e intereses comunes y que cooperan para mejorar su posición social. Esta forma activa de solidaridad, a nivel nacional e internacional, ha sido el vehículo de mucho progreso social en las condiciones humanas y para todos los movimientos hacia mayor igualdad y justicia social.

 

POLÍTICAS

  • Racionalizar, estandarizar y verificar los procedimientos y procesos administrativos a nivel de todas las comunidades.

  • Formular un conjunto de elementos técnicos propios del direccionamiento estratégico.

  • Visitar periódicamente a los diferentes establecimientos de la Sociedad con el propósito de verificar el cumplimiento de las actividades y procedimientos administrativos.

  • Elaborar sistemas de evaluación que incorpore los principales indicadores.

 

OBJETIVO GENERAL

Hacer de la espiritualidad de comunión el fundamento de las elecciones valientes de cultura de solidaridad en el ejercicio de una profesionalidad y ciudadanía responsables, que se preocupan del otro en un contexto marcado por la complejidad y la diversidad.

 

OBJETIVOS ESPECIFICOS

  1. Identificar los aspectos específicos de la ecónoma en la línea de la economía solidaria y de experiencias solidarias concretas.

 

  1. Potenciar la toma de conciencia y desarrollar/confrontar conocimientos y competencias requeridas para un servicio responsable.

 

  1. Preparar a las hermanas en el campo económico en la óptica de la economía solidaria. Esto contribuirá a:

    • Ser transparentes en la gestión económica.

    • Comprometernos en preparar el presupuesto anual y balances mensuales.

    • La actuación de la justicia en el trabajo con los laicos.

    • El compartir corresponsable a nivel inspectorial y con las instituciones civiles y religiosas del lugar.

    • Favorecer la participación y comunicación entre las diferentes comunidades de la Inspectoría.

    • La formación de las responsables de la administración local: sea ecónoma como la contadora.

 

ESTRATEGIAS

OBJETIVO ESPECIFICO 1

  1. Diseño del perfil de la ecónoma y profundización del mismo.

  2. Profundización de los artículos de las Constituciones sobre la tarea de la ecónoma y cuáles son sus cualidades.

  3. Retomar algunos verbos de la Ecónoma de forma periódica.

 

OBJETIVO ESPECIFICO 2

  1. Realizar talleres de actualización sobre aspectos contables, tributarios y financieros de forma periódica.

  2. Formación específica para las ecónomas locales sobre asuntos laborales, las reformas y como ponerlas en práctica.

  3. Enviar periódicamente folletos sobre actualización contable-tributaria, así como para la formación en todo lo relacionado con el servicio específico de ecónomas.

 

OBJETIVO ESPECIFICO 3

  1. Diseñar y poner en marcha del reglamento interno de lo laboral para toda la Sociedad.

  2. Socializar las experiencias del fondo de seguro de salud.

  3. Participar en cursos de actualización en lo tributario, contable y laboral tanto para las ecónomas como para las contadoras.

  4. Poner en marcha del manual de procedimientos y procesos para el área administrativa de la Sociedad.

 

RESPONSABLES

Equipo Economato Provincial: Ecónoma provincial, contadora general, asistente de contabilidad, responsables de:

  • Planificar y dirigir las actividades de la sección de Contabilidad y Administración, coordinando acciones con todos los establecimientos de la Sociedad para conseguir el cumplimiento oportuno de todas las obligaciones de la misma.

  • Consolidar de estados financieros y declaraciones de la Sociedad de Madres Salesianas a nivel nacional.

  • Coordinar y controlar la administración de los bienes materiales de las casas y hacer el informe administrativo anual para enviar al Economato General. (Cfr. Art. 154 Const)

 

Ecónoma local:

  • administra los bienes muebles e inmuebles de la casa con espíritu de caridad y de pobreza, en dependencia de la Animadora y de acuerdo con su consejo, al que dará cada mes una oportuna relación. (Cfr. Art 170)

  • Revisar la información proporcionada por la contadora antes de enviar al Economato Provincial.

Contadora de la comunidad:

  • preparar y presentar información financiera contable de acuerdo con los PCGA y en cumplimiento de las disposiciones tributarias y otras entidades de control.

  • Preparar la declaración mensual de IVA de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

  • Preparar la declaración mensual de impuestos retenidos en la fuente.

  • Enviar puntualmente al Economato Provincial los estados financieros y declaraciones de impuestos.